Organisasi Bisnis
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Rabu, 18 Oktober 2006
Organisasi Bisnis
Organisasi Bisnis
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Manajemen SDM
Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Manajemen SDM
Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
• E-mail
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
• E-mail
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.
Selasa, 17 Oktober 2006
Bentuk Organisasi Bisnis (lanjutan)
Bentuk Organisasi Bisnis (lanjutan)
F. Yayasan
Menurut Pasal 1 UU no. 16 tahun 2001, adalah badan hukum yang terdiri atas kekayaan yang dipisahkan dan diperuntukkan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang sosial, keagamaan dan kemanusiaan.
Kegiatan yayasan di bidang sosial mencakup penyelengaraan pendidikan formal dan non formal, panti asuhan, panti jompo, rumah sakit, poliklinik, laboratorium, pembinaan olah raga, penelitian di bidang ilmu pengetahuan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang keagamaan antara lain: mendirikan sarana ibadah, mendirikan pondok pesantren dan madrasah, menerima dan menyalurkan amal zakat, infak dan sedekah, meningkatkan pemahaman keagamaan, melaksanakan syiar agama, studi banding keagamaan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang kemanusian, misalnya memberi bantuan kepada korban bencana alam, memberi bantuan kepada pengungsi akibat perang, memberi bantuan kepada fakir miskin dan gelandangan, mendirikan dan menyelenggarakan rumah singgah dan rumah duka, memberikan perlindungan konsumen, melestarikan lingkungan hidup, dll.
Cara pendirian yayasan
1. Yayasan didirikan oleh 2 orang atau lebih dengan memisahkan sebagian harta kekayaan pendirinya sebagai kekayaan awal yayasan (Pasal 1 butir (1)). Pendirian yayasan dilakukan dengan akta notaris.
2. Status badan hukum yayasan diperoleh setelah akta pendirian yayasan mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan HAM.
Organ Yayasan terdiri dari:
1. Pembina,
Adalah organ yayasan yang memiliki kewenangan yang tidak diserahkan kepada pengurus atau pengawas oleh Undang-undang atau Anggaran Dasar yayasan. Misalnya, pembina bisa mengangkat dan memberhentikan anggota pengurus.
2. Pengurus,
Adalah organ yayasan yang melakukan kepengurusan yayasan. Pengurus tidak boleh merangkap menjadi pembina atau pengawas.
3. Pengawas.
Adalah organ yayasan yang bertugas melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan yayasan.
Berakhirnya yayasan
Pembubaran yayasan sebagai badan hukum menurut pasal 62 UU no 16 dapat disebabkan oleh:
1. Jangka waktu yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar berakhir.
2. Tujuan yayasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar telah tercapai atau tdak tercapai.
3. Putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum yang tetap berdasarkan alasan:
a. Yayasan melanggar ketertiban umum dan kesusilaan;
b. Tidak mampu membayar utangnya setelah dinyatakan pailit
c. Harta kekayaan yayasan tidak cukup untuk melunasi utangnya setelah pernyataan pailit dicabut.
Yayasan sebagai Badan Usaha
UU no 16 memberi peluang kepada yayasan untuk mendirikan badan usaha yang kegiatannya sesuai dengan maksud dan tujuan yayasan (pasal 7 butir 1). Selain itu yayasan dapat melakukan penyertaan dalam berbagai bentuk usaha yang bersifat prospektif dengan ketentuan seluruh penyertaan tersebut paling banyak 25% dari seluruh nilai kekayaan yayasan (pasal 7 butir 2).
Dengan demikian, meski bidang kegiatan yayasan hanya terbatas pada bidang sosial, keagamaan dan kemanusian, namun yayasan memiliki peluang untuk kegiatan usaha yang dapat menghasilkan laba.
G. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
BUMN adalah semua perusahaan dalam bentuk apapun dan bergerak dalam bidang usaha apapun yang sebagian atau seluruh modalnya merupakan kekayaan negara, kecuali ditentukan lain berdasarkan undang-undang.
Modal BUMN ada 2 kemungkinan:
1. Seluruh modal persero dimiliki oleh negara
2. Sebagian modal persero (paling sedikit 51%) dimiliki oleh negara dan sebagian modal lainnya dimiliki oleh swasta.
Menurut ketentuan Pasal 4 Ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998, maksud dan tujuan pendirian persero adalah:
a. Menyediakan barang dan atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat baik di pasar dalam negeri maupun international.
b. Meningkatkan keuntungan guna meningkatkan nilai perusahaan.
Ciri-ciri utama BUMN adalah:
- Tujuan utama usaha adalah melayani kepentingan umum sekaligus untuk mencari keuntungan.
- Berstatus badan hukum dan diatur berdasarkan undang-undang
- Pada umumnya bergerak pada bidang jasa-jasa vital.
- Mempunyai nama dan kekayaan sendiri serta bebas bergerak untuk mengikat suatu perjanjian, kontrak serta hubungan-hubungan dengan pihak lain.
- Dapat dituntut dan menuntut, sesuai dengan ayat dan pasal dalam hukum perdata.
- Seluruh atau sebagian modalnya dimiliki negara serta dapat memperoleh pinjaman dalam dan luar negeri atau dari masyarakat dalam bentuk obligasi.
- Pada prinsipnya secara finansial harus dapat berdiri sendiri.
- Setiap tahun perusahaan menyusun laporan tahunan yang memuat neraca dan laporan rugi-laba untuk disampaikan kepada yang berkepentingan (pemerintah dan swasta)
.
Contoh BUMN : Pengadaian, Telkom, PT. PLN, PT. KA
Klasifikasi Perseroan Terbatas
Perseroan Terbatas dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis yaitu:
1. Klasifikasi Perseroan Terbatas atas dasar diperjualbelikannya saham di Bursa Efek.
a. Perseroan Terbatas Tertutup
adalah PT yang saham-sahamnya tidak diperjual-belikan di Bursa Efek.
b. Perseroan Terbatas Terbuka
adalah PT yang sahamnya sudah diperjual-belikan di Bursa Efek dan perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang sudah go public.
2. Klasifikasi PT berdasarkan asal mula penanaman modal yaitu
PT. PMDN, PT. PMA, PT. Non PMA / PMDN
PT PMDN yaitu PT yang dibentuk sesuai dengan UU no. 6 Tahun 1968 tentang Penanaman Modal Dalam Negeri. Yang dimaksud dengan penanaman modal dalam negeri adalah penggunaan modal dalam negeri secara langsung (pengusaha melakukan sendiri penanaman modal dan menjalankan usaha) atau tidak langsung (melalui pemberian saham, obligasi) untuk menjalankan usaha berdasarkan ketentuan UU PMDN.
Perusahaan Nasional dapat dimiliki seluruhnya oleh Negara dan/atau swasta nasional, ataupun sebagai usaha gabungan antara Negara dan/atau swasta nasional dengan swasta asing, dengan pengertian bahwa sekurang-kurangnya 51% dari modalnya dimiliki oleh Negara dan/atau swasta nasional
PT PMA yaitu perusahaan yang dibentuk sesuai dengan UU no, 1 Tahun 1967 tentang Penanaman Modal Asing.
Modal Asing yang dimaksud meliputi
a. Alat pembayaran luar negeri yang tidak merupakan bagian dari kekayaan devisa Indonesia, yaitu dengan persetujuan pemerintah digunakan untuk pembiayaan perusahaan di Indonesia.
b. Alat-alat untuk perusahaan termasuk penemuan-penemuan baru milik asing dan bahan-bahan yang dimasukkan dari luar ke dalam wilayah Indonesia selama alat-alat tersebut tidak dibiayai dari kekayaan devisa Indonesia.
c. Sebagian dari hasil perusahaan ysng berdasarkan undang-undang ini diperbolehkan ditransfer untuk digunakan membiayai perusahaan di Indonesia.
PT PMA dibentuk sebagai usaha patungan (joint venture) dan pemodal asing tidak dapat menguasai 100% saham PT PMA. Pemodal asing dapat membentuk usaha patungan dengan Pemerintah Indonesia dan pemerintah harus menjadi pemilik saham mayoritas 51% dalam usaha patungan tersebut.
Pemodal asing dapat membentuk usaha patungan dengan pengusaha swasta nasional, tetapi pengusaha swasta nasional harus merupakan saham mayoritas (minimal 51%).
PT Non PMA dan non PMDN adalah PT yang tidak berstatus sebagai PT yang memperoleh fasilitas PMA maupun PMDN
3. Klasifikasi PT berdasarkan ada tidaknya kelompok usaha
Badan usaha berbadan hukum PT dapat membentuk kelompok usaha dalam bentuk Holding Company. Didalam holding company tersebut terdapat anak-anak perusahaan yang dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori anak perusahaan yaitu subsidiary company (anak perusahaan yang mayoritas sahamnya dimiliki perusahaan induk) dan affiliated company (anak perusahaan yang sebagian sahamnya dimiliki oleh perusahaan induk).
Penggabungan / Kombinasi Perusahaan
Penggabungan perusahaan merupakan kerja sama antar perusahaan. Penggabungan perusahaan terjadi karena hal-hal berikut:
1. Perusahaan berskala kecil, umumnya mempunyai pasar terbatas dan tidak mempunyai kemampuan menguasai pasar yang luas.
2. Kuantitas bahan baku yang dibeli perusahaan kecil relatif sedikit sehingga harga belinya menjadi mahal. Akibatnya harga jual produknya menjadi mahal.
3. Supply bahan baku untuk perusahaan kecil tidak terus menerus sedangkan jumlah yang diinginkan pemasok tetap berkesinambungan.
4. Keinginan untuk bersaing dengan barang-barang impor yang sering kali mempunyai harga jual relatif murah.
5. Untuk dapat mempergunakan teknologi baru yang efisien, efektif serta dapat menciptakan barang-barang baru, sehingga biaya penelitian yang sangat mahal dapat ditanggung bersama.
6. Keinginan untuk menguasai mata rantai (mulai dari bahan baku, produksi, sampai pemasaran) dari satu atau beberapa jenis produk sehingga dapat menguasai pasar produk tersebut.
7. Mengurangi pengaruh konjungtur
konjungtur : pertukaran naik turunnya kemajuan dan kemunduran ekonomi yang terjadi secara berganti-ganti
Bentuk-bentuk penggabungan
1. Penggabungan Vertikal-Integral
Penggabungan Vertikal-Integral disebut juga Integrasi ke Hulu dan Hilir adalah suatu bentuk penggabungan antara perusahaan yang dalam kegiatannya memiliki tahapan produksi berbeda, biasanya menurut urut-urutan produksi atau sebaliknya, misalnya : Perusahaan penghasil bahan baku bergabung dengan produsen pengolah bahan baku, disebut integrasi ke hulu / penggabungan vertikal dan kebalikannya disebut integrasi ke hilir / penggabungan integral.
Tujuan dari penggabungan Vertikal-Integral adalah :
1. Untuk kesinambungan perolehan pasokan bahan baku dengan kuantitas dan kualitas serta harga yang terjamin.
2. Untuk mengendalikan pasar barang jadi dalam hal pasokan, kualitas dan harga.
Intergrasi ke hilir Integrasi ke hulu
2. Penggabungan Horisontal-Paralelisasi
adalah bentuk penggabungan antara dua atau lebih perusahaan yang bekerja pada jalur / tingkat yang sama, misalnya dalam pengolahan bahan baku, dengan tujuan menekan persaingan.
Penggabungan semacam ini juga dapat terjadi antara perusahaan barang/jasa yang menggunakan bahan sejenis.
Tujuan penggabungan Horisontal-Paralelisasi adalah:
1. Mengurangi kelebihan kapasitas
2. Menekan biaya distribusi
3. Memperluas pasar
Pengkhususan Perusahaan
Pengkhususan Perusahaan adalah kegiatan perusahaan yang mengkhususkan diri pada fase atau aktivitas tertentu saja, sedangkan aktivitas lainnya diserahkan kepada perusahaan luar. Pengkhususan perusahaan dapat dibedakan menjadi:
1. Spesialisasi yaitu perusahaan yang mengkhususkan diri pada kegiatan menghasilkan satu jenis produk saja, misalnya khusus menghasilkan pakaian olah raga saja, atau bergerak di bidang jasa transportasi darat saja.
2. Diferensiasi yaitu pengkhususan pada fase produksi tertentu, misalnya perusahaan penanaman, perusahaan penggilangan padi dan perusahaan penjual beras.
Pengkonsentrasian Perusahaan
1. Trust
Trust merupakan suatu bentuk penggabungan / kerjasama perusahaan secara horisontal untuk membatasi persaingan, maupun rasionalisasi dalam bidang produksi dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan trust menyerahkan saham-sahamnya kepada Trustee (orang kepercayaan) untuk menerbitkan sertifikat sahamnya.
2. Holding Company
Holding Company / Perusahaan Induk yaitu perusahaan yang berbentuk Corporation yang menguasai sebagian besar saham dari beberapa perusahaan lain. Dalam hal ini status perusahaan lain akan menjadi perusahaan anak dan kebijakan perusahaan anak akan ditentukan oleh Holding (Induk). Holding Company bisa terbentuk karena terjadinya penggabungan secara vertikal maupun horisontal. Contoh Astra International, PT. Dharma Inti Utama.
3. Kartel
Kartel adalah bentuk kerjasama perusahaan-perusahaan dengan produksi barang dan jasa sejenis yang didasarkan perjanjian bersama untuk mengurangi persaingan.
Kartel dibagi dalam beberapa bentuk :
a. Kartel Kondisi / syarat
Perjanjian dalam kartel jenis ini menekankan pada syarat-syarat penyerahan barang dan pembayaran. Diluar perjanjian ini para anggota kartel bebas melakukan apa saja dalam bidangnya masing-masing.
b. Kartel Harga
Perjanjian dalam kartel ini menekankan pada pembatasan harga jual untuk produk yang sama/sejenis. Para anggota kartel tidak diperkenankan menjual produk di bawah harga yang telah ditetapkan.
c. Kartel produksi
Perjanjian dalam kartel ini menekankan pada pembatasan produksi masing-masing anggota, biasanya ditetapkan atas dasar jumlah tertentu atau persentase tertentu dari total produksi. Tujuan pembatasan produksi adalah mengatur jumlah produksi yang beredar di pasar sehingga harga bisa dipertahankan pada suatu tingkat tertentu.
d. Kartel Daerah
Kartel daerah berkaitan dengan perjanjian antara para anggota kartel untuk membagi daerah pemasarannya, misalnya atas dasar wilayah tertentu atau atas dasar jenis barang (biasanya akan terjadi spesialisasi)
e. Kartel pembagian laba
Perjanjian dalam kartel ini menyangkut cara pembagian laba untuk masing-masing anggota. Laba yang diperoleh para anggota kartel terlebih dahulu disetorkan ke kas pusat baru dibagikan kepada para anggotanya berdasarkan formula yang sudah ditetapkan bersama.
Contoh : Kartel minyak, kartel semen
4. Sindikasi
Adalah bentuk perjanjian kerjasama antara beberapa orang untuk melaksanakan suatu proyek. Sindikasi juga dapat melakukan perjanjian sindikasi untuk memusatkan penjualan pada satu lokasi tertentu, disebut sindikasi penjualan. Ada juga sindikasi perbankan (beberapa bank bersindikasi untuk membiayai suatu proyek yang besar)
5. Concern
Concern adalah suatu bentuk penggabungan yang dilakukan baik secara horisontal maupun vertikal dari sekumpulan perusahaan Holding. Concern dapat muncul sebagai akibat dari satu perusahaan yang melakukan perluasan usaha secara horisontal ataupun vertikal melalui pendirian perusahaan baru.
Dengan concern, penarikan dana untuk anak perusahaan dapat dilakukan melalui induk perusahaan yang kedudukannya di pasar modal lebih kuat dibandingkan bila anak perusahaan beroperasi sendiri-sendiri di pasar modal.
Dengan concern, dapat lebih mudah melakukan rasionalisasi seperti halnya:
- Melakukan spesialisasi diantara perusahaan yang bernaung dibawah concern bersangkutan.
- Menghentikan perusahaan-perusahaan dengan tingkat laba terendah, memuaskan penelitian pasar, reklame riset, dsb.
- Dalam hal kebutuhan modal kerja, maka dapat mengalihkan modal yang menganggur di satu perusahaan ke perusahaan lain yang membutuhkan.
6. Joint Venture
Merupakan perusahaan baru yang didirikan atas dasar kerjasama antara beberapa perusahaan yang berdiri sendiri.
Ciri-ciri Joint Venture;
a. Merupakan perusahaan baru yang didirikan bersama oleh beberapa perusahaan.
b. Modal terdiri dari pengetahuan dan modal yang disediakan para pendiri.
c. Joint venture antara perusahaan asing dengan modal nasional harus berbentuk Perseroan Terbatas.
Contoh:
TEMPO Interaktif, Jakarta:Tujuh operator selular di Asia Pasifik telah menandatangi kesepakatan pembentukan perusahaan joint venture yang dinamakan Bridge Mobile Alliance (Bridge). Penandatanganan ini dilakukan di Singapura tanggal 3 november 2004 lalu. Dimana pelopor dari kesepakatan ini adalahSingapura.
Operator-operator yang termasuk di dalam Bridge ini adalah Bharti (India), Globe Telecom (Filipina), Maxis (Malaysia), Optus (Australia), SingTel (Singapura), Taiwan Cellular Corporation (Taiwan) dan Telkomsel (Indonesia). Dengan rincian pelanggan yaitu; 14,5 juta pelanggan Telkomsel, 3 juta dari SingTel, 5 juta dari Maxis, 9 juta dari Bharti, 13 dari Globe Telecom, sekitar 8 jutadariTCC.
Tujuan utama pembentukan perusahaan joint venture ini adalah untuk memenuhi kebutuhan komunikasi selular bagi segmen yang sering bepergian untuk menikmati layanan yang friendly (ramah) dan biaya yang efisien, dimana pelanggan akan merasakan layanan di luar negeri seperti layanan selular di negara sendiri. Aktivitas pokok Bridge adalah mengembangkan suatu proses koordinasi regional dimana seluruh pelanggan dapat menikmati layanan selular regional yang ditawarkan oleh salah satu operator yang masuk dalam grup Bridge.
”Tujuan pembentukan Bridge ini adalah untuk memberikan pelayanan global dengan lebih baik melalui pengembangan produk dan layanan selular regional secara bersama-sama dan mengeksplor platform layanan yang kompatibel lintas negara. Dengan begitu perusahaan yang tergabung dalam Bridge akan mendapat nilai tambah," ujar Bajoe Narbito, Direktur Utama Telkomsel, Jumat (5/11).
7. Trade Association
yaitu persekutuan beberapa perusahaan dari suatu cabang perusahaan yang sama dengan tujuan memajukan para anggotanya dan bukan mencari laba.
Contoh: APKI (Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia, ASIRI (Asosiasi Industri Rekaman Indonesia)
8. Gentlement’s Agreement
Persetujuan beberapa produsen dalam daerah penjualan dengan maksud mengurangi persaingan diantara mereka.
Cara-Cara Penggabungan / Penyatuan Usaha
1. Consolidation / Konsolidasi
adalah penggabungan beberapa perusahaan yang semula berdiri sendiri-sendiri menjadi satu perusahaan baru dan perusahaan lama ditutup
2. Merger
Dengan melakukan merger, suatu perusahaan mengambil alih satu atau beberapa PT lainnya. PT yang diambil alih tersebut dibubarkan dan modalnya menjadi modal PT yang mengambil alih. Para pemegang saham PT yang dibubarkan menjadi pemegang saham PT yang mengambil alih.
Jenis-jenis merger :
a.MergerVertikal
Perusahaan masih dalam satu industri tetapi beda level atau tingkat operasional. Contoh : Restoran cepat saji menggabungkan diri dengan perusahaan peternakan ayam.
b.Merger Horisontal
Perusahaan dalam satu industri membeli perusahaan di level operasi yang sama. Contoh : pabrik komputer gabung dengan pabrik komputer., Bank Mandiri adalah hasil merger dari Bank Dagang Negara, Bank Bumi Daya, Bank Exim, Bapindo; Bank Danamon
(merger of Bank Jaya, Bank Tiara Asia, Bank Pos Nusantara, Bank Rama, Bank Tamara, Bank Nusa Nasional, Bank Duta dan Bank Risjad Salim Internasional) Bank Permata
(merger of Bank Bali, Bank Universal, Bank Patriot, Bank Prima Express, Bank Media)
c.Merger Konglomerasi
Tidak ada hubungan industri pada perusahaan yang diakuisisi. Bertujuan untuk meningkatkan profit perusahaan dari berbagai sumber atau unit bisnis. Contoh : perusahaan pengobatan alternatif bergabung dengan perusahaan operator telepon seluler nirkabel.
3. Akuisisi
adalah pengambilalihan sebagian saham perusahaan oleh perusahaan lain dan perusahaan yang mengambil alih menjadi holding sedangkan perusahaan yang diambil alih menjadi anak perusahaan dan tetap beroperasi seperti sendiri tanpa penggantian nama dan kegiatan.
Akuisisi sering digunakan untuk menjaga ketersediaan pasokan bahan baku atau jaminan produk akan diserap oleh pasar. Contoh : Aqua diakuisisi oleh Danone, Pizza Hut oleh Coca-Cola, dan lain-lain.
4. Aliansi Strategi
adalah kerja sama antara dua atau lebih perusahaan dalam rangka menyatukan keunggulan yang mereka miliki untuk menghadapi tantangan pasar dengan catatan kedua perusahaan tetap berdiri sendiri-sendiri.
Contoh: PT. A yang bergerak dalam bidang properti melakukan aliansi strategi dengan PT. B yang mempunyai keunggulan dalam peralatan untuk membangun konstruksi.
Telkomsel melakukan aliansi strategis dengan enam operator selular di Asia Pasifik telah menandatangi kesepakatan pembentukan perusahaan joint venture yang dinamakan Bridge Mobile Alliance (Bridge).
IBM – Lenovo
Aliansi ini melahirkan pemain TI internasional baru yang juga merupakan perusahaan PC nomor tiga terbesar di dunia.
Penutupan transaksi ini merupakan momen bersejarah bagi lenovo dan menandai dimulainya era baru dalam industri PC global. Strategi Lenovo yang baru adalah sesuai dengan permintaan pelanggan yaitu tersedianya produk-produk berkualitas tinggi dan layanan kelas dunia. Kami berkomitmen untuk menyediakan kualitas yang baik, produk dan layanan yang inovatif bagi pelanggan-pelanggan kami, menciptakan lingkungan kerja terbaik bagi karyawan kami, dan menciptakan manfaat bagi para pemegang saham kami.Lenovo memiliki posisi yang baik dengan kekuatan persaingan sebuah brand, berskala dunia dan serta terkenal memiliki keunggulan efisiensi di industri TI, tutur Stephen M. Ward, Jr., Chief Executive officer, Lenovo. Aliansi strategis dengan IBM, akan menciptakan pengembangan produk dan litbang, tim manajemen yang berpengalaman dan memperkuat jaringan distribusi global dan menciptakan keunggulan kompetitif di pasar global. Kekuatan perusahaan ini meliputi pengakuan brand secara global, melalui kombinasi waralaba notebook merk yang sangat disegani dan pengakuan brand Lenovo di Cina, layanan dan dukungan canggih untuk klien-klien kelas enterprise dan konsumen, serta kekuatan konsumen dan kepemimpinan pasar di Cina pasar TI yang pertumbuhannya terpesat di dunia. Lenovo menguasai sepertiga pasar PC Cina yang sedang berkembang, selain memiliki pangsa di pasar-pasar PC kelas enterprise di seluruh dunia.
Sumber:
1. Info Linux, Lenovo menyelesaikan Aliansi Strategis Dengan Divisi PC IBM, 2 Mei 2005.
F. Yayasan
Menurut Pasal 1 UU no. 16 tahun 2001, adalah badan hukum yang terdiri atas kekayaan yang dipisahkan dan diperuntukkan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang sosial, keagamaan dan kemanusiaan.
Kegiatan yayasan di bidang sosial mencakup penyelengaraan pendidikan formal dan non formal, panti asuhan, panti jompo, rumah sakit, poliklinik, laboratorium, pembinaan olah raga, penelitian di bidang ilmu pengetahuan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang keagamaan antara lain: mendirikan sarana ibadah, mendirikan pondok pesantren dan madrasah, menerima dan menyalurkan amal zakat, infak dan sedekah, meningkatkan pemahaman keagamaan, melaksanakan syiar agama, studi banding keagamaan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang kemanusian, misalnya memberi bantuan kepada korban bencana alam, memberi bantuan kepada pengungsi akibat perang, memberi bantuan kepada fakir miskin dan gelandangan, mendirikan dan menyelenggarakan rumah singgah dan rumah duka, memberikan perlindungan konsumen, melestarikan lingkungan hidup, dll.
Cara pendirian yayasan
1. Yayasan didirikan oleh 2 orang atau lebih dengan memisahkan sebagian harta kekayaan pendirinya sebagai kekayaan awal yayasan (Pasal 1 butir (1)). Pendirian yayasan dilakukan dengan akta notaris.
2. Status badan hukum yayasan diperoleh setelah akta pendirian yayasan mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan HAM.
Organ Yayasan terdiri dari:
1. Pembina,
Adalah organ yayasan yang memiliki kewenangan yang tidak diserahkan kepada pengurus atau pengawas oleh Undang-undang atau Anggaran Dasar yayasan. Misalnya, pembina bisa mengangkat dan memberhentikan anggota pengurus.
2. Pengurus,
Adalah organ yayasan yang melakukan kepengurusan yayasan. Pengurus tidak boleh merangkap menjadi pembina atau pengawas.
3. Pengawas.
Adalah organ yayasan yang bertugas melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan yayasan.
Berakhirnya yayasan
Pembubaran yayasan sebagai badan hukum menurut pasal 62 UU no 16 dapat disebabkan oleh:
1. Jangka waktu yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar berakhir.
2. Tujuan yayasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar telah tercapai atau tdak tercapai.
3. Putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum yang tetap berdasarkan alasan:
a. Yayasan melanggar ketertiban umum dan kesusilaan;
b. Tidak mampu membayar utangnya setelah dinyatakan pailit
c. Harta kekayaan yayasan tidak cukup untuk melunasi utangnya setelah pernyataan pailit dicabut.
Yayasan sebagai Badan Usaha
UU no 16 memberi peluang kepada yayasan untuk mendirikan badan usaha yang kegiatannya sesuai dengan maksud dan tujuan yayasan (pasal 7 butir 1). Selain itu yayasan dapat melakukan penyertaan dalam berbagai bentuk usaha yang bersifat prospektif dengan ketentuan seluruh penyertaan tersebut paling banyak 25% dari seluruh nilai kekayaan yayasan (pasal 7 butir 2).
Dengan demikian, meski bidang kegiatan yayasan hanya terbatas pada bidang sosial, keagamaan dan kemanusian, namun yayasan memiliki peluang untuk kegiatan usaha yang dapat menghasilkan laba.
G. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
BUMN adalah semua perusahaan dalam bentuk apapun dan bergerak dalam bidang usaha apapun yang sebagian atau seluruh modalnya merupakan kekayaan negara, kecuali ditentukan lain berdasarkan undang-undang.
Modal BUMN ada 2 kemungkinan:
1. Seluruh modal persero dimiliki oleh negara
2. Sebagian modal persero (paling sedikit 51%) dimiliki oleh negara dan sebagian modal lainnya dimiliki oleh swasta.
Menurut ketentuan Pasal 4 Ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998, maksud dan tujuan pendirian persero adalah:
a. Menyediakan barang dan atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat baik di pasar dalam negeri maupun international.
b. Meningkatkan keuntungan guna meningkatkan nilai perusahaan.
Ciri-ciri utama BUMN adalah:
- Tujuan utama usaha adalah melayani kepentingan umum sekaligus untuk mencari keuntungan.
- Berstatus badan hukum dan diatur berdasarkan undang-undang
- Pada umumnya bergerak pada bidang jasa-jasa vital.
- Mempunyai nama dan kekayaan sendiri serta bebas bergerak untuk mengikat suatu perjanjian, kontrak serta hubungan-hubungan dengan pihak lain.
- Dapat dituntut dan menuntut, sesuai dengan ayat dan pasal dalam hukum perdata.
- Seluruh atau sebagian modalnya dimiliki negara serta dapat memperoleh pinjaman dalam dan luar negeri atau dari masyarakat dalam bentuk obligasi.
- Pada prinsipnya secara finansial harus dapat berdiri sendiri.
- Setiap tahun perusahaan menyusun laporan tahunan yang memuat neraca dan laporan rugi-laba untuk disampaikan kepada yang berkepentingan (pemerintah dan swasta)
.
Contoh BUMN : Pengadaian, Telkom, PT. PLN, PT. KA
Klasifikasi Perseroan Terbatas
Perseroan Terbatas dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis yaitu:
1. Klasifikasi Perseroan Terbatas atas dasar diperjualbelikannya saham di Bursa Efek.
a. Perseroan Terbatas Tertutup
adalah PT yang saham-sahamnya tidak diperjual-belikan di Bursa Efek.
b. Perseroan Terbatas Terbuka
adalah PT yang sahamnya sudah diperjual-belikan di Bursa Efek dan perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang sudah go public.
2. Klasifikasi PT berdasarkan asal mula penanaman modal yaitu
PT. PMDN, PT. PMA, PT. Non PMA / PMDN
PT PMDN yaitu PT yang dibentuk sesuai dengan UU no. 6 Tahun 1968 tentang Penanaman Modal Dalam Negeri. Yang dimaksud dengan penanaman modal dalam negeri adalah penggunaan modal dalam negeri secara langsung (pengusaha melakukan sendiri penanaman modal dan menjalankan usaha) atau tidak langsung (melalui pemberian saham, obligasi) untuk menjalankan usaha berdasarkan ketentuan UU PMDN.
Perusahaan Nasional dapat dimiliki seluruhnya oleh Negara dan/atau swasta nasional, ataupun sebagai usaha gabungan antara Negara dan/atau swasta nasional dengan swasta asing, dengan pengertian bahwa sekurang-kurangnya 51% dari modalnya dimiliki oleh Negara dan/atau swasta nasional
PT PMA yaitu perusahaan yang dibentuk sesuai dengan UU no, 1 Tahun 1967 tentang Penanaman Modal Asing.
Modal Asing yang dimaksud meliputi
a. Alat pembayaran luar negeri yang tidak merupakan bagian dari kekayaan devisa Indonesia, yaitu dengan persetujuan pemerintah digunakan untuk pembiayaan perusahaan di Indonesia.
b. Alat-alat untuk perusahaan termasuk penemuan-penemuan baru milik asing dan bahan-bahan yang dimasukkan dari luar ke dalam wilayah Indonesia selama alat-alat tersebut tidak dibiayai dari kekayaan devisa Indonesia.
c. Sebagian dari hasil perusahaan ysng berdasarkan undang-undang ini diperbolehkan ditransfer untuk digunakan membiayai perusahaan di Indonesia.
PT PMA dibentuk sebagai usaha patungan (joint venture) dan pemodal asing tidak dapat menguasai 100% saham PT PMA. Pemodal asing dapat membentuk usaha patungan dengan Pemerintah Indonesia dan pemerintah harus menjadi pemilik saham mayoritas 51% dalam usaha patungan tersebut.
Pemodal asing dapat membentuk usaha patungan dengan pengusaha swasta nasional, tetapi pengusaha swasta nasional harus merupakan saham mayoritas (minimal 51%).
PT Non PMA dan non PMDN adalah PT yang tidak berstatus sebagai PT yang memperoleh fasilitas PMA maupun PMDN
3. Klasifikasi PT berdasarkan ada tidaknya kelompok usaha
Badan usaha berbadan hukum PT dapat membentuk kelompok usaha dalam bentuk Holding Company. Didalam holding company tersebut terdapat anak-anak perusahaan yang dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori anak perusahaan yaitu subsidiary company (anak perusahaan yang mayoritas sahamnya dimiliki perusahaan induk) dan affiliated company (anak perusahaan yang sebagian sahamnya dimiliki oleh perusahaan induk).
Penggabungan / Kombinasi Perusahaan
Penggabungan perusahaan merupakan kerja sama antar perusahaan. Penggabungan perusahaan terjadi karena hal-hal berikut:
1. Perusahaan berskala kecil, umumnya mempunyai pasar terbatas dan tidak mempunyai kemampuan menguasai pasar yang luas.
2. Kuantitas bahan baku yang dibeli perusahaan kecil relatif sedikit sehingga harga belinya menjadi mahal. Akibatnya harga jual produknya menjadi mahal.
3. Supply bahan baku untuk perusahaan kecil tidak terus menerus sedangkan jumlah yang diinginkan pemasok tetap berkesinambungan.
4. Keinginan untuk bersaing dengan barang-barang impor yang sering kali mempunyai harga jual relatif murah.
5. Untuk dapat mempergunakan teknologi baru yang efisien, efektif serta dapat menciptakan barang-barang baru, sehingga biaya penelitian yang sangat mahal dapat ditanggung bersama.
6. Keinginan untuk menguasai mata rantai (mulai dari bahan baku, produksi, sampai pemasaran) dari satu atau beberapa jenis produk sehingga dapat menguasai pasar produk tersebut.
7. Mengurangi pengaruh konjungtur
konjungtur : pertukaran naik turunnya kemajuan dan kemunduran ekonomi yang terjadi secara berganti-ganti
Bentuk-bentuk penggabungan
1. Penggabungan Vertikal-Integral
Penggabungan Vertikal-Integral disebut juga Integrasi ke Hulu dan Hilir adalah suatu bentuk penggabungan antara perusahaan yang dalam kegiatannya memiliki tahapan produksi berbeda, biasanya menurut urut-urutan produksi atau sebaliknya, misalnya : Perusahaan penghasil bahan baku bergabung dengan produsen pengolah bahan baku, disebut integrasi ke hulu / penggabungan vertikal dan kebalikannya disebut integrasi ke hilir / penggabungan integral.
Tujuan dari penggabungan Vertikal-Integral adalah :
1. Untuk kesinambungan perolehan pasokan bahan baku dengan kuantitas dan kualitas serta harga yang terjamin.
2. Untuk mengendalikan pasar barang jadi dalam hal pasokan, kualitas dan harga.
Intergrasi ke hilir Integrasi ke hulu
2. Penggabungan Horisontal-Paralelisasi
adalah bentuk penggabungan antara dua atau lebih perusahaan yang bekerja pada jalur / tingkat yang sama, misalnya dalam pengolahan bahan baku, dengan tujuan menekan persaingan.
Penggabungan semacam ini juga dapat terjadi antara perusahaan barang/jasa yang menggunakan bahan sejenis.
Tujuan penggabungan Horisontal-Paralelisasi adalah:
1. Mengurangi kelebihan kapasitas
2. Menekan biaya distribusi
3. Memperluas pasar
Pengkhususan Perusahaan
Pengkhususan Perusahaan adalah kegiatan perusahaan yang mengkhususkan diri pada fase atau aktivitas tertentu saja, sedangkan aktivitas lainnya diserahkan kepada perusahaan luar. Pengkhususan perusahaan dapat dibedakan menjadi:
1. Spesialisasi yaitu perusahaan yang mengkhususkan diri pada kegiatan menghasilkan satu jenis produk saja, misalnya khusus menghasilkan pakaian olah raga saja, atau bergerak di bidang jasa transportasi darat saja.
2. Diferensiasi yaitu pengkhususan pada fase produksi tertentu, misalnya perusahaan penanaman, perusahaan penggilangan padi dan perusahaan penjual beras.
Pengkonsentrasian Perusahaan
1. Trust
Trust merupakan suatu bentuk penggabungan / kerjasama perusahaan secara horisontal untuk membatasi persaingan, maupun rasionalisasi dalam bidang produksi dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan trust menyerahkan saham-sahamnya kepada Trustee (orang kepercayaan) untuk menerbitkan sertifikat sahamnya.
2. Holding Company
Holding Company / Perusahaan Induk yaitu perusahaan yang berbentuk Corporation yang menguasai sebagian besar saham dari beberapa perusahaan lain. Dalam hal ini status perusahaan lain akan menjadi perusahaan anak dan kebijakan perusahaan anak akan ditentukan oleh Holding (Induk). Holding Company bisa terbentuk karena terjadinya penggabungan secara vertikal maupun horisontal. Contoh Astra International, PT. Dharma Inti Utama.
3. Kartel
Kartel adalah bentuk kerjasama perusahaan-perusahaan dengan produksi barang dan jasa sejenis yang didasarkan perjanjian bersama untuk mengurangi persaingan.
Kartel dibagi dalam beberapa bentuk :
a. Kartel Kondisi / syarat
Perjanjian dalam kartel jenis ini menekankan pada syarat-syarat penyerahan barang dan pembayaran. Diluar perjanjian ini para anggota kartel bebas melakukan apa saja dalam bidangnya masing-masing.
b. Kartel Harga
Perjanjian dalam kartel ini menekankan pada pembatasan harga jual untuk produk yang sama/sejenis. Para anggota kartel tidak diperkenankan menjual produk di bawah harga yang telah ditetapkan.
c. Kartel produksi
Perjanjian dalam kartel ini menekankan pada pembatasan produksi masing-masing anggota, biasanya ditetapkan atas dasar jumlah tertentu atau persentase tertentu dari total produksi. Tujuan pembatasan produksi adalah mengatur jumlah produksi yang beredar di pasar sehingga harga bisa dipertahankan pada suatu tingkat tertentu.
d. Kartel Daerah
Kartel daerah berkaitan dengan perjanjian antara para anggota kartel untuk membagi daerah pemasarannya, misalnya atas dasar wilayah tertentu atau atas dasar jenis barang (biasanya akan terjadi spesialisasi)
e. Kartel pembagian laba
Perjanjian dalam kartel ini menyangkut cara pembagian laba untuk masing-masing anggota. Laba yang diperoleh para anggota kartel terlebih dahulu disetorkan ke kas pusat baru dibagikan kepada para anggotanya berdasarkan formula yang sudah ditetapkan bersama.
Contoh : Kartel minyak, kartel semen
4. Sindikasi
Adalah bentuk perjanjian kerjasama antara beberapa orang untuk melaksanakan suatu proyek. Sindikasi juga dapat melakukan perjanjian sindikasi untuk memusatkan penjualan pada satu lokasi tertentu, disebut sindikasi penjualan. Ada juga sindikasi perbankan (beberapa bank bersindikasi untuk membiayai suatu proyek yang besar)
5. Concern
Concern adalah suatu bentuk penggabungan yang dilakukan baik secara horisontal maupun vertikal dari sekumpulan perusahaan Holding. Concern dapat muncul sebagai akibat dari satu perusahaan yang melakukan perluasan usaha secara horisontal ataupun vertikal melalui pendirian perusahaan baru.
Dengan concern, penarikan dana untuk anak perusahaan dapat dilakukan melalui induk perusahaan yang kedudukannya di pasar modal lebih kuat dibandingkan bila anak perusahaan beroperasi sendiri-sendiri di pasar modal.
Dengan concern, dapat lebih mudah melakukan rasionalisasi seperti halnya:
- Melakukan spesialisasi diantara perusahaan yang bernaung dibawah concern bersangkutan.
- Menghentikan perusahaan-perusahaan dengan tingkat laba terendah, memuaskan penelitian pasar, reklame riset, dsb.
- Dalam hal kebutuhan modal kerja, maka dapat mengalihkan modal yang menganggur di satu perusahaan ke perusahaan lain yang membutuhkan.
6. Joint Venture
Merupakan perusahaan baru yang didirikan atas dasar kerjasama antara beberapa perusahaan yang berdiri sendiri.
Ciri-ciri Joint Venture;
a. Merupakan perusahaan baru yang didirikan bersama oleh beberapa perusahaan.
b. Modal terdiri dari pengetahuan dan modal yang disediakan para pendiri.
c. Joint venture antara perusahaan asing dengan modal nasional harus berbentuk Perseroan Terbatas.
Contoh:
TEMPO Interaktif, Jakarta:Tujuh operator selular di Asia Pasifik telah menandatangi kesepakatan pembentukan perusahaan joint venture yang dinamakan Bridge Mobile Alliance (Bridge). Penandatanganan ini dilakukan di Singapura tanggal 3 november 2004 lalu. Dimana pelopor dari kesepakatan ini adalahSingapura.
Operator-operator yang termasuk di dalam Bridge ini adalah Bharti (India), Globe Telecom (Filipina), Maxis (Malaysia), Optus (Australia), SingTel (Singapura), Taiwan Cellular Corporation (Taiwan) dan Telkomsel (Indonesia). Dengan rincian pelanggan yaitu; 14,5 juta pelanggan Telkomsel, 3 juta dari SingTel, 5 juta dari Maxis, 9 juta dari Bharti, 13 dari Globe Telecom, sekitar 8 jutadariTCC.
Tujuan utama pembentukan perusahaan joint venture ini adalah untuk memenuhi kebutuhan komunikasi selular bagi segmen yang sering bepergian untuk menikmati layanan yang friendly (ramah) dan biaya yang efisien, dimana pelanggan akan merasakan layanan di luar negeri seperti layanan selular di negara sendiri. Aktivitas pokok Bridge adalah mengembangkan suatu proses koordinasi regional dimana seluruh pelanggan dapat menikmati layanan selular regional yang ditawarkan oleh salah satu operator yang masuk dalam grup Bridge.
”Tujuan pembentukan Bridge ini adalah untuk memberikan pelayanan global dengan lebih baik melalui pengembangan produk dan layanan selular regional secara bersama-sama dan mengeksplor platform layanan yang kompatibel lintas negara. Dengan begitu perusahaan yang tergabung dalam Bridge akan mendapat nilai tambah," ujar Bajoe Narbito, Direktur Utama Telkomsel, Jumat (5/11).
7. Trade Association
yaitu persekutuan beberapa perusahaan dari suatu cabang perusahaan yang sama dengan tujuan memajukan para anggotanya dan bukan mencari laba.
Contoh: APKI (Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia, ASIRI (Asosiasi Industri Rekaman Indonesia)
8. Gentlement’s Agreement
Persetujuan beberapa produsen dalam daerah penjualan dengan maksud mengurangi persaingan diantara mereka.
Cara-Cara Penggabungan / Penyatuan Usaha
1. Consolidation / Konsolidasi
adalah penggabungan beberapa perusahaan yang semula berdiri sendiri-sendiri menjadi satu perusahaan baru dan perusahaan lama ditutup
2. Merger
Dengan melakukan merger, suatu perusahaan mengambil alih satu atau beberapa PT lainnya. PT yang diambil alih tersebut dibubarkan dan modalnya menjadi modal PT yang mengambil alih. Para pemegang saham PT yang dibubarkan menjadi pemegang saham PT yang mengambil alih.
Jenis-jenis merger :
a.MergerVertikal
Perusahaan masih dalam satu industri tetapi beda level atau tingkat operasional. Contoh : Restoran cepat saji menggabungkan diri dengan perusahaan peternakan ayam.
b.Merger Horisontal
Perusahaan dalam satu industri membeli perusahaan di level operasi yang sama. Contoh : pabrik komputer gabung dengan pabrik komputer., Bank Mandiri adalah hasil merger dari Bank Dagang Negara, Bank Bumi Daya, Bank Exim, Bapindo; Bank Danamon
(merger of Bank Jaya, Bank Tiara Asia, Bank Pos Nusantara, Bank Rama, Bank Tamara, Bank Nusa Nasional, Bank Duta dan Bank Risjad Salim Internasional) Bank Permata
(merger of Bank Bali, Bank Universal, Bank Patriot, Bank Prima Express, Bank Media)
c.Merger Konglomerasi
Tidak ada hubungan industri pada perusahaan yang diakuisisi. Bertujuan untuk meningkatkan profit perusahaan dari berbagai sumber atau unit bisnis. Contoh : perusahaan pengobatan alternatif bergabung dengan perusahaan operator telepon seluler nirkabel.
3. Akuisisi
adalah pengambilalihan sebagian saham perusahaan oleh perusahaan lain dan perusahaan yang mengambil alih menjadi holding sedangkan perusahaan yang diambil alih menjadi anak perusahaan dan tetap beroperasi seperti sendiri tanpa penggantian nama dan kegiatan.
Akuisisi sering digunakan untuk menjaga ketersediaan pasokan bahan baku atau jaminan produk akan diserap oleh pasar. Contoh : Aqua diakuisisi oleh Danone, Pizza Hut oleh Coca-Cola, dan lain-lain.
4. Aliansi Strategi
adalah kerja sama antara dua atau lebih perusahaan dalam rangka menyatukan keunggulan yang mereka miliki untuk menghadapi tantangan pasar dengan catatan kedua perusahaan tetap berdiri sendiri-sendiri.
Contoh: PT. A yang bergerak dalam bidang properti melakukan aliansi strategi dengan PT. B yang mempunyai keunggulan dalam peralatan untuk membangun konstruksi.
Telkomsel melakukan aliansi strategis dengan enam operator selular di Asia Pasifik telah menandatangi kesepakatan pembentukan perusahaan joint venture yang dinamakan Bridge Mobile Alliance (Bridge).
IBM – Lenovo
Aliansi ini melahirkan pemain TI internasional baru yang juga merupakan perusahaan PC nomor tiga terbesar di dunia.
Penutupan transaksi ini merupakan momen bersejarah bagi lenovo dan menandai dimulainya era baru dalam industri PC global. Strategi Lenovo yang baru adalah sesuai dengan permintaan pelanggan yaitu tersedianya produk-produk berkualitas tinggi dan layanan kelas dunia. Kami berkomitmen untuk menyediakan kualitas yang baik, produk dan layanan yang inovatif bagi pelanggan-pelanggan kami, menciptakan lingkungan kerja terbaik bagi karyawan kami, dan menciptakan manfaat bagi para pemegang saham kami.Lenovo memiliki posisi yang baik dengan kekuatan persaingan sebuah brand, berskala dunia dan serta terkenal memiliki keunggulan efisiensi di industri TI, tutur Stephen M. Ward, Jr., Chief Executive officer, Lenovo. Aliansi strategis dengan IBM, akan menciptakan pengembangan produk dan litbang, tim manajemen yang berpengalaman dan memperkuat jaringan distribusi global dan menciptakan keunggulan kompetitif di pasar global. Kekuatan perusahaan ini meliputi pengakuan brand secara global, melalui kombinasi waralaba notebook merk yang sangat disegani dan pengakuan brand Lenovo di Cina, layanan dan dukungan canggih untuk klien-klien kelas enterprise dan konsumen, serta kekuatan konsumen dan kepemimpinan pasar di Cina pasar TI yang pertumbuhannya terpesat di dunia. Lenovo menguasai sepertiga pasar PC Cina yang sedang berkembang, selain memiliki pangsa di pasar-pasar PC kelas enterprise di seluruh dunia.
Sumber:
1. Info Linux, Lenovo menyelesaikan Aliansi Strategis Dengan Divisi PC IBM, 2 Mei 2005.
Langganan:
Postingan (Atom)