Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Rabu, 29 November 2006
Manajemen SDM
Manajemen SDM
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
A. Lingkup fungsi SDM
Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang
2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu
3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.
4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.
6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.
7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.
Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.
b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut
c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja
d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
B. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja
Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.
Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.
Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.
Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.
Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.
Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.
Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll
Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.
Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.
Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.
Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.
Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.
Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.
Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.
Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.
Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.
2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.
Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.
Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.
Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.
Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.
Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.
2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.
Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.
2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.
3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.
4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.
Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.
Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.
Rabu, 18 Oktober 2006
Organisasi Bisnis
Organisasi Bisnis
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.
Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).
Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.
Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.
Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:
1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.
2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).
Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:
a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.
Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing.
Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.
Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi
b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.
Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.
Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.
Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.
Gambar Departementalisasi berdasarkan produk
Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran
c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)
Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien.
Keuntungan struktur organisasi matriks :
1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.
2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.
Kelemahannya:
1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.
2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.
Gambar Organisasi Matriks
Profesional
Fungsional
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.
A. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.
B. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia.
Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:
1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.
Asas-asas Organisasi
1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:
- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
- Landasasn bagi organisasi bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.
2. Pembagian Tugas,
Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.
4. Rentang Kekuasaan
Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.
- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.
- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.
- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi.
Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Macam-macam struktur organisasi:
1. Organisasi Garis
Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.
Gambar Struktur Organisasi Garis
Kebaikan Organisasi Garis:
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pengambilan keputusan lebih cepat
- Solidaritas karyawan tinggi
- Biaya rendah
Kelemahan Organisasi Garis:
- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis
- Perkembangan karyawan terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli
- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)
Kelemahannya:
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Kebaikan Organisasi Fungsional:
- Pembagian tugas jelas
- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
Kelemahannya:
- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.
Langganan:
Postingan (Atom)