MANAJEMEN PRODUKSI

MANAJEMEN PRODUKSI

Produksi adalah
- suatu kegiatan atau proses yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
- kegiatan yang menghasilkan barang, baik barang jadi, setengah jadi, barang industri, suku cadang maupun komponen-komponen penunjang.
- kegiatan yang berhubungan dengan usaha penciptaan dan penambahan kegunaan suatu barang atau jasa.

Utilitas / Kegunaan (Utility) adalah kemampuan suatu produk untuk memuaskan keinginan manusia (konsumen).

Terdapat empat jenis utilitas berbasis produksi:
1. Utilitas waktu : perusahaan membuat produk tersedia sewaktu konsumen menginginkannnya. Misalnya hiasan pohon natal di waktu natal
2. Utilitas tempat: Produk-produk tersedia di tempat yang sesuai bagi konsumen
3. Utilitas kepemilikan : Dengan membuat suatu produk tersedia bagi konsumen untuk dimiliki dan digunakan.
4. Utilitas bentuk : Dengan mengubah bahan mentah menjadi barang jadi, produksi menyebabkan produk-produk menjadi tersedia.

Proses Operasi / Produksi adalah serangkaian metode dan teknologi yang digunakan dalam memproduksi barang atau jasa.

Jenis produksi dapat diklasifikasikan menurut perbedaan dalam proses-proses operasinya. Barang-barang produk berdasarkan apakah proses operasinya mengkombinasikan sumber daya atau dipecah menjadi beberapa bagian komponen. Kita dapat menjabarkan jasa berdasarkan tingkat kontak dengan pelanggan yang dibutuhkan.

Proses Pabrikasi Barang : Proses Analitis vs Sintetis
Seluruh proses pabrikan dapat diklasifikasikan berdasarkan sifat analitis atau sintetis dari proses transformasi.
• Proses analitis: proses produksi yang menguraikan sumber-sumber daya menjadi komponen untuk menciptakan produk-produk jadi.
• Produksi sintetis : proses produksi yang mengkombinasikan bahan-bahan mentah untuk memproduksi suatu barang jadi.

Proses jasa : Tingkat kontak dengan pelanggan
Satu cara mengklasifikasikan jasa adalah menanyakan apakah suatu jasa tertentu dapat diberikan tanpa pelanggan menjadi bagian dalam sistem produksi.
• Proses kontak tinggi: Tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen menerima jasa sebagai bagian dari sistem. Misalnya jasa transportasi.
• Proses kontak rendah: tingkat kontak antara jasa dengan konsumen dimana konsumen tidak perlu menjadi bagian dari sistem dalam menerima jasa. Misalnya penyetoran giro di bank, nasabah tidak mengikuti proses perbankannya.

Proses Produksi dapat ditinjaui dari dua segi yaitu:
1. Kelangsungan Hidup
a. Produksi terus-menerus (Continuous Production)
Produksi terus menerus dilakukan sebagai proses untuk mengubah bentuk barang-barang. Dalam proses produksi ini, walaupun terjadi perubahan model, susunan dan fungsi alat-alat mesin yang dipakai tidak berubah. Misalnya penggergajian kayu mengubah balok menjadi papan, karet menjadi ban atau pun proses perakitan mobil, walaupun terjadi perubahan bentuk tetapi tidak mengubah susunan dan fungsi alat-alat mesin. Proses produksi ini menghasilkan produk yang standar (massal).

b. Produksi yang terputus-putus (Intermitten Production)
Proses produksi tidak terus menerus atau operasi seringkali terhenti guna mengubah alat-alat, pengaturan kembali alat-alat dan penyesuaian yang terus menerus diadakan sesuai dengan tuntutan produk yang akan dihasilkan. Proses produksi ini dilakukan berdasarkan pesanan yang sesuai dengan keperluan pemesan.

2. Teknik
a. Proses ekstraktif : suatu proses pengambilan langsung dari alam seperti kayu, perikanan, pertambangan.
b. Analitis : Proses memisahkan bahan-bahan seperti minyak mentah menjadi minyak bersih.
c. Proses Pengubahan: Proses perubahan bentuk seperti alat-alat rumah tangga.
d. Proses Sintetis: Proses mencampur dengan unsur-unsur lain seperti bahan-bahan kimia


Manajemen Operasi / Produksi
- pengarahan dan pengendalian suatu proses secara sistematis untuk mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa.
- Merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya berupa sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa.

Perkembangan manajemen produksi didorong oleh beberapa faktor antara lain:
1. Adanya pembagian kerja dan spesialisasi
Pembagian kerja memungkinkan dicapainya tingkat dan kualitas produksi yang lebih baik bila disertai pengelolaan yang baik. Pekerjaan yang semula terkonsentrasi pada satu pihak dapat dibagikan untuk ditangani oleh pihak-pihak lain sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik pada waktu yang telah ditentukan.
Spesialisasi kerja memungkinkan peningkatan keahlian seseorang sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu lebih singkat dengan kualitas yang lebih baik. Sehingga hal ini akan mengurangi biaya produksi dan mencapai tingkat produksi yang lebih tinggi.

2. Revolusi Industri
Revolusi industri merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin dan merupakan proses yang berkaitan dengan berbagai permasalahan sosial ekonomi, budaya dan politik.

3. Perkembangan alat dan teknologi yang mencakup penggunaan komputer, penggunaan robot serta otomatisasi mesin dan alat perkantoran.

4. Perkembangan ilmu dan metode kerja yang mencakup metode ilmiah, hubungan antar manusia dan model keputusan.
Penggunaan metode ilmiah dalam mengkaji pekerjaan memungkinkan ditemukannya metode kerja terbaik dengan pendekatan sebagai berikut:
- Pengamatan (observasi) atas metode kerja yang berlaku.
- Pengamatan terhadap metode kerja yang lebih baik melalui pengukuran dan analisis ilmiah.
- Pelatihan pekerja dengan metode baru
- Pemanfaatan umpan balik dan pengelolaan atas proses kerja.


Pengambilan keputusan dalam Manajemen Produksi

Dalam mengatur dan mengkoordinasi penggunaan sumber-sumber daya, manajer produksi perlu membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan upaya-upaya untuk mencapai tujuan, agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dan tepat seperti yang diharapkan yaitu tepat mutu (kualitas), tepat jumlah (kuantitas) dan tepat waktu dengan biaya yang rendah.

Ditinjau dari kondisi keputusan yang harus diambil, terdapat empat macam pengambilan keputusan yaitu:
1. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang pasti (certainty).
2. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang mengandung resiko.
3. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang tidak pasti (uncertainty).
4. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang timbul karena pertentangan dengan keadaan lain.

Bidang produksi mempunyai lima tanggung jawab keputusan utama yaitu:
1. Proses
Keputusan-keputusan dalam kategori ini menentukan proses fisik atau fasilitas yang digunakan untuk untuk memproduksi barang atau jasa. Keputusan mencakup jenis peralatan dan teknologi, arus proses, tata letak (lay out) peralatan dan seluruh aspek fisik pabrik atau fasilitas jasa pelayanan.

2. Kapasitas
Keputusan kapasitas dimaksudkan untuk menentukan besarnya kapasitas yang tepat dan penyediaan waktu yang tepat. Kapasitas jangka panjang ditentukan oleh besarnya fasilitas fisik yang dibangun. Dalam jangka pendek kapasitas kadang-kadang diperbesar dengan mengadakan sub-kontrak kepada pihak luar atau penambahan regu (shift) atau menyewa ruangan / peralatan tambahan.

3. Persediaan
Manajer persediaan membuat keputusan-keputusan dalam bidang produksi, menyangkut apa yang dipesan, berapa banyak pemesanan, serta kapan pemesanan dilakukan.

4. Tenaga kerja
Dalam manajemen produksi, penentuan dan pengelolaan tenaga kerja atau sumber daya manusia menempati posisi sangat penting. Proses produksi tidak mungkin berlangsung tanpa tenaga kerja yang menggarap kegiatan untuk menghasilkan produk, baik berupa barang atau jasa. Keputusan tentang tenaga kerja mencakup seleksi, penggajian, pelatihan, penempatan, penyelian atau supervisi.

5. Mutu / kualitas.
Fungsi produksi ditandai dengan penekanan tanggung jawab yang lebih besar terhadap mutu barang atau jasa yang dihasilkan. Mutu merupakan tanggung jawab produksi yang penting dan harus didukung oleh organisasi secara keseluruhan.


Perencanaan Operasi


Rencana dan Ramalan Bisnis
Keseluruhan rencana dan ramalan bisnis dikembangkan oleh top manajemen dan menjadi panduan perencanaan operasi. Rencana bisnis memuat garis besar tujuan dan sasaran perusahaan, termasuk barang dan jasa tertentu yang akan ditawarkan pada tahun-tahun mendatang. Selain rencana bisnis, para manajer juga membuat rencana jangka panjang melalui ramalan atau forecast terhadap permintaan di masa mendatang baik untuk produk baru maupun untuk produk yang sudah ada. Rencana jangka panjang mencakup periode 2-5 tahun dan memerinci jumlah pabrik atau fasilitas jasa, tenaga kerja, permesinan, fasilitas transportasi, gudang atau penyimpanan yang akan diperlukan untuk memenuhi permintaan.


Perencanaan Kapasitas
Kapasitas adalah jumlah suatu produk yang dapat diproduksi suatu perusahaan pada kondisi kerja normal.
Perencanaan kapasitas berarti menjamin bahwa suatu kapasitas perusahaan sedikit melebihi permintaan normal akan produk-produknya. Jika kapasitas terlalu kecil untuk memenuhi permintaan, perusahaan harus merencanakan alternatif-alternatif lain untuk memenuhi permintaan misalnya outsourching, sub-contract, dll. Jika kapasitas terlalu besar perlu dicarikan alternatif penyelesaiannya. Misalnya pengurangan karyawan, menerima sub-contract, dsb.


Perencanaan lokasi
Lokasi suatu pabrik mempengaruhi biaya produksi dan flexibilitasnya, maka lokasi harus direncanakan dengan cermat.

Para manajer harus mempertimbangkan banyak faktor dalam perencanaan lokasi fasilitasnya antara lain
- daya tarik lokasi yang dipengaruhi oleh kedekatan lokasi dengan bahan mentah dan pasar / konsumen
- ketersediaan tenaga kerja, energi, biaya transportasi
- peraturan pemerintah, pajak lokal dan kondisi kehidupan masyarakat

Perencanaan Tata ruang
Tata ruang menentukan apakah suatu perusahaan dapat cepat tanggap dan efisien terhadap permintaan konsumen atau untuk dapat menyamai kecepatan produksi pesaing.

Perencanaan Tata Ruang untuk memproduksi barang direncanakan dalam tiga jenis ruang yang berbeda yaitu :
- Fasilitas produktif : bengkel kerja dan peralatan untuk mengubah bahan-bahan mentah
- Fasilitas non-produktif : daerah penyimpanan dan pemeliharaan
- Fasilitas pendukung : kantor, kamar kecil, area parkir, dsb.

Pada fasilitas produktif terdapat alternatif pilihan yaitu
- Tata Ruang Proses : Pengaturan kegiatan produksi yang mengelompokkan peralatan dan orang-orangnya berdasarkan fungsinya. Misalnya Bengkel mesin, toko kue, binatu
- Tata Ruang Selular : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan satu keluarga produk melalui alur yang sejenis.
Keuntungannya: Karena produk yang serupa membutuhkan lebih sedikit penyesuaian peralatan, waktu persiapan peralatan lebih singkat, jarak antar alur lebih dekat sehingga penanganan bahan prduksi dan waktu transit menjadi lebih efisien, persediaan barang dalam proses lebih sedikit dan administrasinya menjadi lebih sederhana karena alur bahan produksi menjadi lebih teratur.
Kerugiannya adalah penggandaan peralatan.
- Tata Ruang Produk : Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan sumber daya melalui serangkaian tahap yang lancar dan tetap. Peralatan dan manusianya dipersiapkan untuk memproduksi hanya satu jenis barang dan diatur sesuai dengan kebutuhan produksi. Tata ruang produk efisien untuk memproduksi produk dalam jumlah besar dan biasanya menggunakan lini perakitan atau assembly line yaitu suatu produk setengah jadi yang bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya melalui pabrik dengan menggunakan ban berjalan atau peralatan lain sampai barang tersebut jadi. Contoh pabrik mobil, pabrik motor, pabrik elektronik.


Perencanaan Kualitas
Setiap rencana operasi yang lengkap harus memastikan bahwa barang-barang diproduksi untuk memenuhi standar kualitas perusahaan. Kualitas ditingkatkan melalui perbaikan metode kerja secara terus menerus. Pengawasan dilakukan pada setiap tahap produksi dari awal sampai akhir, dari bahan mentah sampai barang jadi. Program perbaikan kualitas bertujuan mengurangi pemborosan dan meningkatkan kemampuan produksi.

Perencanaan Metode
Dalam merancang sistem operasi, para manajer harus secara jelas mengidentifikasi setiap tahap produksi dan metode spesifik untuk melaksanakannya. Deskripsi rinci dari suatu prosedur biasanya dijabarkan dengan menggunakan diagram yang disebut flow chat proses. Diagram tersebut mengidentifikasi serangkaian kegiatan produksi, pergerakan bahan produksi dan pekerjaan yang dilaksanakan pada setiap tahap sewaktu produk menempuh produksi. Alur inilah yang dapat dianalisa untuk menentukan adanya aktivitas pemborosan, sumber-sumber keterlambatan dalam alur produksi dan inefisien lainnya. Tahap akhir adalah menerapkan perbaikan-perbaikan tersebut.


Penjadwalan Operasi
Apabila rencana telah mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan merinci maksud dari penggunaannya untuk mencapai tujuan suatu perusahaan, para manajer harus mengembangkan daftar jam (time table) untuk mendapatkan sumber daya. Aspek operasi ini disebut penjadwalan.

Penjadwalan terjadi pada berbagai tingkat. Pertama, suatu tingkat puncak atau jadwal produksi induk (master production schedule) yaitu jadwal yang memperlihatkan produk mana yang akan diproduksi, kapan produksi akan dimulai dan sumber daya apa yang akan digunakan selama periode waktu yang sudah ditentukan.


Pengendalian Operasi
Pengendalian operasi membutuhkan manajer produksi untuk memonitor kinerja produksi dengan cara membandingkan hasil dengan rencana. Jika jadwal atau standar kualitas tidak sesuai maka diperlukan tindakan korektif. Tindak lanjut (follow up) pemeriksaan untuk memastikan bahwa keputusan produksi telah dilaksanakan adalah merupakan hal yang penting dan harus terus menerus dilakukan dalam pengendalian operasi.

Pengendalian operasi meliputi dua bidang yaitu manajemen bahan produksi dan pengendalian proses produksi.

Manajemen Bahan Produksi
Manajemen bahan produksi meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian alur bahan produksi.

Lima bidang utama dalam manajemen bahan produksi adalah:
- Transportasi: mencakup alat-alat transportasi sumber daya ke perusahaan dan barang jadi ke pembeli
- Pergudangan baik bahan mentah, bahan pendukung, bahan setengah jadi maupun barang jadi.
- Pembelian (purchasing) adalah perolehan seluruh bahan produksi dan jasa yang diperlukan suatu perusahaan untuk memproduksi produk-produknya.
- Seleksi Pemasok (supplier selection) yaitu menemukan dan menentukan pemasok mana yang dipilih untuk membeli kebutuhan jasa dan bahan produksi.
- Pengendalian persediaan (inventory control) termasuk penerimaan, penyimpanan, penanganan, serta penghitungan seluruh bahan mentah, barang setengah jadi maupun barang jadi. Hal ini untuk memastikan bahwa persediaan bahan produksi cukup tersedia untuk memenuhi jadwal produksi. Salah satu caranya dengan menetapkan batas minimum persediaan dengan memperhatikan minimum order dan jangka waktu pengiriman barang sampai ke pabrik dari tanggal pemesanan.

Alat untuk pengendalian Operasi
Sejumlah alat (tool) yang membantu manajer dalam mengendalikan operasi adalah pelatihan pekerja, just in time production systems, dan pengendalian mutu.

Pelatihan pekerja
Kepuasan pelanggan sangat berkaitan dengan karyawan yang memberikan layanannya. Pekerja jasa dilatih dan dimotivasi dalam sikap dan perilaku yang berorientasi kepada pelanggan.

Just in time (JIT) production system adalah metode produksi yang mengumpulkan keseluruhan bahan dan komponen yang diperlukan di setiap tahap produksi pada waktu yang tepat saat mereka dibutuhkan untuk setiap tahap produksi. Tujuan JIT adalah untuk meminimalkan kelebihan biaya persediaan, mengurangi sampai hampir tidak ada barang yang berada dalam tahap pemrosesan.

Material Requirment Planning (MRP) yaitu metode pengendalian produksi yang menggunakan bill of material untuk menjamin bahwa jumlah bahan yang tepat telah dikirim ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Bill of material adalah alat pengendali produksi yang menspesifikasikan bahan-bahan kandungan yang penting dari suatu produk (bahan-bahan mentah dan komponen), pesanan yang harus digabungkan dan seberapa banyak yang dibutuhkan untuk membuat satu batch.

Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah versi lanjutan dari MRP yang mengumpulkan seluruh bagian dari organisasi ke dalam kegiatan produksi perusahaan.


Pengendalian Mutu / Kualitas (Quality Control)
Adalah manajemen dari proses produksi yang dirancang untuk manufaktur barang atau menyediakan jasa yang sesuai dengan standar kualitas tertentu.
Dengan memonitor produk dan jasa, perusahaan dapat mendeteksi kesalahan dan membuat koreksinya.

Pengendaliaan mutu ini harus dimulai dari tahap awal yaitu dari bahan mentah, proses produksi, sampai barang jadi.

Untuk mengelola kualitas, perusahaan ada yang menggunakan cara Manajemen Kualitas Total atau Total Quality Management (TQM) yaitu jumlah seluruh kegiatan yang diperlukan untuk menempatkan kualitas barang dan jasa ke dalam tempat pasar.

Alat yang sering digunakan dalam manajemen kualitas total adalah
- analisa nilai tambah
- kontrol proses statistik
- studi kualitas / biaya
- tim gugus kendali mutu
- benchmarking