Manajemen SDM

Manajemen SDM


A. Lingkup fungsi SDM

Manajemen sumber daya manusia
- serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angkatan kerja yang efektif.
- merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.

Fungsi-fungsi SDM
1. Perencanaan sumber daya manusia
yaitu peramalan secara sistematis terhadap permintaan dan penawaran tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang

2. Rekrutmen
yaitu proses pencarian dan penarikan calon tenaga kerja yang mampu

3. Seleksi
yaitu serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau ditolak.

4. Orientasi
memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.

5. Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin.
Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.

6. Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, program kesehatan dan keselamatan kerja.

7. Pemberhentian
Pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu / produktif, dipecat atau dikeluarkan.


Kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi agar mempunyai tenaga kerja yang tetap produktif dan mempunyai moril tinggi antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan

Analisa pekerjaan (job analysis) adalah
- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.
- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.

Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.
- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan
- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.


b. Uraian Pekerjaan
adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:
- Nama pekerjaan
- Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan
- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut


c. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Contoh spesifikasi pekerjaan
- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata
- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian
- Pengalaman kerja
- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja


d. Evaluasi Pekerjaan
adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.



B. Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja

Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.

Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) : jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang
- Meramalkan penawaran eksternal (external supply) : jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari pasar tenaga kerja manapun.

Bagan pergantian adalah daftar setiap posisi manajerial, siapa yang menduduki jabatan tersebut, berapa lama orang tersebut akan bekerja sebelum pindah ke tempat lain, dan siapa yang saat ini memenuhi syarat sebagai penggantinya.

Sistem Informasi Karyawan yaitu sistem terkomputerisasi yang mengandung informasi mengenai pendidikan, ketrampilan, pengalaman kerja dan aspirasi masing-masing karyawan.



Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM
Setelah membandingkan permintaan mendatang dan penawaran internal, manajer dapat membuat rencana untuk mengelola kekurangan atau surplus staf yang telah diprediksi. Bila akan terjadi kekurangan, karyawan baru dapat dipekerjakan, karyawan yang ada dilatih kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja. Bila surplus staf dan diperkirakan akan menimbulkan masalah, pilihan utamanya adalah memindahkan karyawan ekstra, mendukung pensiun dini dan menghentikan orang-orang.


Staffing / Penyusunan staf dalam organisasi
Penyusunan staf dari dalam maupun dari luar harus diawali dengan rekruitmen yang efektif.

Rekrutmen
adalah proses menarik orang-orang yang yang memenuhi persyaratan untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi.


Rekrutmen ada dua macam yaitu:
- Rekrutmen Internal : promosi, mutasi
- Rekrutmen Eksternal meliputi antara lain pemasangan iklan, wawancara di kampus, referensi dari karyawan yang ada, dll

Menyeleksi Sumber Daya Manusia
Setelah proses rekrutmen menarik sejumlah pelamar untuk dipekerjakan. Tujuan proses seleksi adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan kemudian mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Proses penentuan nilai prediktif atas informasi disebut validasi.

Formulir aplikasi
Tahap pertama dalam seleksi biasanya meminta para kandidat untuk mengisi lembar aplikasi lamaran. Formulir aplikasi merupakan metode yang efisien untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman kerja pelamar, latar belakang pendidikan dan data demografis yang terkait dengan pekerjaan lainnya.

Tes
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi alat prediksi yang terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan.

Wawancara
Wawancara merupakan alat seleksi yang populer, tapi mempunyai kelemahan karena dapat terjadi bias dan ada unsur subyektivitasnya.
Validitas wawancara dapat ditingkatkan dengan cara melatih para pewawancara untuk sadar akan adanya potensi bias dan dengan cara meningkatkan struktur wawancara. Dalam wawancara terstruktur, pertanyaan ditulis sebelumnya dan semua kandidat ditanya dengan daftar pertanyaan yang sama. Struktur wawancara akan menghasilkan prosedur wawancara yang konsisten dan menyebabkan organisasi dapat memvalidasi isi pertanyaannya.

Tehnik lain misalnya dengan tes obat-obatan, tes kesehatan, tes fisik, dll.


Pengembangan SDM
Sebagian besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan pemilihan metode serta tenhik pelatihan terbaik.

Orientasi Karyawan Baru
Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.

Orientasi yang efektif dapat berperan penting bagi kepuasan kerja, kinerja, retensi / mempertahankan karyawan. Program orientasi yang efektif membantu para pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim dengan segera memperkenalkan mereka dengan rekan sekerja, penyelia dan karyawan baru lainnya.

Tehnik dan metode pelatihan dan pengembangan antara lain :
1. Program atas dasar pekerjaan yaitu Tehnik pelatihan yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung kepada kinerja tugas-tugas.

Metode pelatihan berdasarkan pekerjaan antara lain :
a. Pelatihan pada saat bekerja (on the job training) yaitu program pelatihan pada waktu karyawan bekerja dalam situasi kerja aktual dan diperlihatkan cara melakukan tugas secara lebih efektif oleh penyelia atau karyawan yang berpengalaman.
b. Pelatihan kokpit yaitu pelatihan yang meliputi simulasi pelaksanaan pekerjaan di bawah kondisi yang hampir menyerupai lingkungan kerja yang sebenarnya.
c. Rotasi dan transfer kerja sistematis yaitu pelatihan karyawan dengan cara memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan.

2. Program atas dasar instruksional yaitu program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan informasi baru.

Program yang paling sering digunakan adalah
a. Pendekatan kuliah atau diskusi yaitu pelatihan atas dasar instruksional yang menyajikan pengetahuan dan informasi secara deskriptif.
b. Instruksi dengan bantuan komputer, pelatihan yang menyajikan pengetahuan informasi melalui komputer. Keuntungannya adalah pelatihan dapat dilaksanakan dalam tingkat belajar yang dapat diatur sendiri dan dapat langsung memberikan umpan balik.

Teknologi pelatihan:
- Dulu: pelatihan menggunakan kertas dan pensil, instruksi individu dan reproduksi tugas secara mekanis.
- Sekarang: komputer, video telekonferen, video interaktif
- Pelatihan pembentukan tim dan pelatihan berdasarkan kelompok : Outward bond.


Evaluasi Kinerja Karyawan
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara khusus dan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan.

Tujuan evaluasi penilaian adalah
- Menjadi pembanding dalam menilai secara lebih baik proses rekrutmen dan seleksi.
- Membantu manajer menilai apakah telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Menjadi acuan untuk pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi yang efektif.

Proses Penilaian Kinerja
1. Melaksanakan Penilaian Kinerja
Penyelia seorang karyawan adalah orang yang melakukan penilaian kinerja langsung terhadap karyawan karena ia memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persayaratan pekerjaan dan berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaannya serta bertanggung jawab atas kinerja bawahannya.

2. Memberikan Umpan Balik Kinerja
Kinerja karyawan baik atau buruk harus diberitahukan kepada karyawan tersebut serta diberikan pelatihan dan konsultasi.

Metode Penilaian Kinerja
1. Metode Pengurutan Sederhana (Simple Ranking Method) yaitu metode penilaian kinerja yang memberikan peringkat para karyawan dari yang terbaik sampai yang terburuk pada setiap kelompok kerja atau departemen.

2. Metode Distribusi Dipaksakan (Force Distribution Method) yaitu metode penilaian kinerja yang mengelompokkan karyawan ke dalam berbagai kategori kinerja berdasarkan pada distribusi yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetepkan oleh penilai.

3. Metode Pemeringkatan Grafis (Graphic Rating Scale) yaitu metode penilaian kinerja yang menggunakan skala mengurutkan angka untuk menilai serangkaian dimensi kinerja karyawan. Skala yang digunakan antara lain skala likert bisa skala 3-9. Untuk mengembangkan pengukuran kinerja, manajer hanya perlu untuk menambahkan nilai-nilai bagi tanggapan seorang untuk mendapat indeks kinerja secara keseluruhan.

4. Metode Kejadian Kritis yaitu metode penilaian kinerja berdasarkan contoh-contoh yang mencerminkan kinerja yang baik ataupun yang buruk dari para karyawan.


Pemberian Kompensasi dan Tunjangan
Kompensasi adalah serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawannya atas imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas. Kompensasi dapat berupa gaji pokok, insentif, bonus, tunjangan dan hadiah-hadiah lain.

Untuk menentukan besarnya nilai kompensasi dasar digunakan cara antara lain:
a. Survey Upah yaitu survey kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan oleh organisasi lain dalam satu wilayah geografis, industri atau kelompok jabatan tertentu.
b. Evaluasi pekerjaan adalah metode untuk menentukan nilai atau harga relatif suatu pekerjaan bagi organisasi sehingga seseorang yang melakukan pekerjaan tersebut dapat diberi kompensasi secara lebih tepat.
c. Menetapkan stuktur upah yaitu kompensasi untuk berbagai pekerjaan didasarkan pada penilaian nilai relatif masing-masing kelas pekerjaan bagi organisasi, dapat juga berdasarkan senioritas atau gabungan keduanya.